Routine-Aufgaben an virtuelle Assistenten auslagern

Von DJ Rewerb | DJ Tipps

Routine-Aufgaben an virtuelle Assistenten auslagernIn den ersten zwei Teilen zum Thema Outsourcing stellte ich die Internet-Angebote vor, mit deren Hilfe ich Autoren finde und kleinere Projekte erledigen lasse. Jetzt sind wir schon über die Hälfte dieser vierteiligen Outsourcing-Serie hinaus gekommen.

In diesem Tipp zeige ich dir hier, wie ich mir pro Woche zwei Stunden meiner Zeit zurück gekauft habe. Dazu fand ich eine virtuelle Helferin die Twitter-Nachrichten für den Houseschuh Podcast schreibt. Mit ihr arbeite ich seit über einem Jahr zusammen.

Nach dem Podcast, ist vor dem Podcast

Jeden Donnerstagmorgen geht eine neue Folge des Houseschuh Podcasts ins Netz. Damit ist meine Arbeit für die neue Folge jedoch nicht abgeschlossen. Denn jetzt geht es darum, möglichst viele Hörer zu gewinnen.

Deshalb sah meine Mittagspause am Donnerstag lange Zeit so aus, dass ich den E-Mail-Newsletter an die Hörer verschickt und Twitter-Nachrichten vorbereitet habe. Bis Mittwoch der nächsten Woche stelle ich täglich einen Song des Podcasts heraus.

Tweets automatisch absenden

Dazu musste ich für jeden Track die Twitternamen aller beteiligten Künstler heraussuchen. Alleine dafür benötigte ich 5 Minuten pro Lied. Dann versuchte ich mit meinen bescheidenen Englischkenntnissen einen sinnvollen Satz auf Englisch zu schreiben, der gleichzeitig witzig ist und meine Twitter-Follower zum Klicken auf die neue Podcastfolge bewegt.

Anschließend suchte ich mir die beste Zeit zum Tweeten mit ein paar Twittertools heraus, die ich vor einiger Zeit im Blogpost "3 Twitter-Tools für die Analyse, automatisch zu Posten und so mehr Follower zu bekommen" beschrieben haben.

Über das Social-Media-Scheduling-Tool Hootsuite plante ich danach die Tweets für eine Woche im voraus. Und so verbrachte ich an jedem Donnerstag zwei Stunden damit, etwas Twitter-Promotion für meinen Podcast zu machen.

Es wurde eine sehr lange Mittagspause.

Wer kann das besser, schneller und günstiger?

Da ich diese Aufgabe sehr gut von der restlichen Produktion des Podcasts abgrenzen konnte, wollte ich die Aufgabe von jemandem erledigen lassen, der sich mit Twitter, Hootsuite und House Music auskennt.

Also schrieb ich diesen Job bei Elance als Projekt aus.

Elance + Odesk = Upwork

Der Name Elance leitet sich von Freelance ab. Die Plattform vermittelt zwischen freiberuflichen Helfern und mir als Auftraggeber. Eine ähnliche Plattform nennt sich Odesk. Diese beiden großen Anbieter fusionierten letzten Jahr und haben sich Mitte des Jahres 2015 in Upwork umbenannt.

Mir gefiel die Oberfläche von Elance immer am besten, deshalb habe ich ein paar Freelancer und Autoren bereits darüber beauftragt. Und auch für den Twitter-Job suchte ich darüber nach einer Hilfe.

Zuverlässige Freelancer finden

Auf meine Ausschreibung bewarben sich mehrere Leute. Drei Kandidaten machten einen besonders guten Eindruck, ein DJ-Kollege aus Polen, ein Housefan und Social-Media-Experte aus Afrika und eine kleine Social-Media-Agentur aus den USA ohne DJ- oder House-Kenntnisse.

Schließlich entschied ich mich für die Agentur in den USA. Ausschlaggebend war das Englisch-Niveau einer Muttersprachlerin die zukünftig die Tweets schreiben sollte.

Ihr konnte ich leichter die Besonderheiten des House-Music Podcasts vermitteln, als einem House-Experten aus Afrika das Feingefühl für umgangssprachliche Twitternachrichten lernen zu lassen.

Zeit zurückkaufen

Indem ich das gesamte Twitter-Handling für Houseschuh von jemand anders schreiben und vorbereiten lasse, kaufe ich mir zwei Stunden meiner Zeit zurück. Ich muss jetzt nicht mehr meine Mittagspause damit verbringen Tweets zu formulieren.

Selten zahle ich für diese Arbeitserleichterung mehr als 10 Euro pro Woche, denn meine outgesourcte Twitter-Hilfe erledigt die gesamte Aufgabe meist in einer Stunde.

Ängste und Bedenken bei Passwörtern

Damit eine andere Person meine Twitter-Nachrichten veröffentlichen kann, muss ich ihr natürlich mein Passwort für Twitter, Hootsuite und Tweriod verraten. Das war anfangs ein komisches Gefühl, weil ich nicht wusste, wie vertrauenswürdig die Person ist.

Trotzdem werde ich es immer wieder so machen. Dabei beachte ich jedoch einige Sicherheits-Einstellungen:

  • Die Passworte verwende ich für keinen anderen Administrationszugang

  • Ich vergebe nur Berechtigungen die für die Aufgabe notwendig sind

  • Nach Möglichkeit richte ich einen Mitarbeiter-Zugang ein und verwende nicht das Hauptzugangskonto.

Mit dem Restrisiko kann ich gut leben, weil mir die Hilfe und die gewonnene Zeit viel wichtiger ist, als ein theoretisches Horrorszenario, dass ein Freelancer meine Webseiten klaut. Meine Internetpräsenzen werden nicht untergehen, nur weil ich einer fremden Person meine Passwörter verrate?

Für die Zukunft planen, denn Nichts hält ewig

Bei jedem Freelancer gehe ich davon aus, dass unsere Zusammenarbeit nicht ewig funktionieren wird. Einige meiner Top-Autoren kündigten bereits wieder, meist aus privaten Gründen. Das Leben kommt einfach dazwischen, wie Umzüge, Kinder oder ein neuer Hauptjob der keine Zeit mehr für Nebentätigkeiten lässt.

Deshalb besteht eine der ersten Aufgaben für jeden Freelancer darin, meine Tätigkeitsbeschreibung zu ergänzen und auszuformulieren. Sollte ich jemals eine andere Person für diese Aufgabe anheuern müssen, dann kann die nächste Person sofort weiter arbeiten, in dem sie jeden Einzelschritt dieser Arbeitsanleitung abhakt.

Im Englischen heißen diese Checklisten beziehungsweise Arbeitsabläufe auch Standard-Operating-Procedure oder kurz SOPs.

Später haben wir die Twitter-Aufgabe schrittweise erweitert. Zusätzlich sammelt mein Twitter-Sekretariat nun alle Tweets in einer Google-Doc-Tabelle. Auf diese Weise, kann ich ältere Tweets mehrfach verwenden, indem ein Webserver-Programm automatisch die Liste mit allen Tweets durchgeht, zufällig eine alte Nachricht auswählt und erneut per Twitter verschickt.

Twitter-Nachrichten erneut versenden, zufällig ausgewählt

Was ist eine Stunde meines Lebens wert?

Um auf den Eingangspunkt dieser vierteiligen Serie zum Outsourcing zurück zu kommen. Die Hilfe anderer Personen kostet Geld. Da ich ausschließlich mit eigenen finanziellen Mitteln wachsen will, kann ich nur jeweils so viele Aufgaben auslagern, die sich selbst tragen.

Bei einem Betrag von 5 Euro pro Stunde ist es offensichtlich, dass ich besser jemand diese Aufgabe erledigen lasse.

Dennoch musste ich mich erst an die Idee gewöhnen, ein Preisschild an eine Stunde meines Lebens zu hängen. Wie viel Euro ist eine Stunde meines Lebens wert?

Zwei Dinge habe ich daraus gelernt:

  • Meine eigene Arbeitszeit ist teurer als 5 Euro pro Stunde

  • Aufgaben loslassen können, auch wenn sie Spaß machen

Außerdem erledige ich viele Dinge gerne selbst. Es macht mir Spaß, ein PHP-Skript zu programmieren, das automatisch Twitter-Nachrichten verschicken kann.

Bleibt die Frage, ob es wirtschaftlich sinnvoll ist, oder ob ich besser einen Programmierer damit beauftrage?

Auf dem Weg zum virtuellen Sekretariat

Doch damit nicht genug. Ich überlege weitere Routine-Aufgaben auszulagern. Momentan erstelle ich eine Liste meiner Aufgaben, die sich jede Woche wiederholen:

  • Telefonate annehmen

  • DJ-Tipps wie diesen Blogpost bei Facebook posten

  • Standard-E-Mails beantworten

  • Terminkalender mit DJ-Gigs auf der Webseite pflegen und auf allen Social-Media-Kanälen posten

  • E-Mail-Newsletter vorbereiten und verschicken

  • Musik kaufen, MP3s taggen und Tonart ermitteln

  • Neue Houseschuh Podcastfolge bei Soundcloud freischalten

Bist du vielleicht schon einen Schritt weiter und arbeitest mit einem virtuellen Assistenten zusammen? Dann schreibe deine Tipps doch bitte als Kommentar weiter unten auf der Seite.

Und falls du zum ersten Mal davon hörst, kann du jetzt damit anfangen ein Gratis-Profil bei Upwork anzulegen. Dort kannst du mit wenigen Mausklicks viel Zeit sparen und das Outsourcing-Konzept kannst du gerne kopieren. Wer würde nicht zehn Euro für zwei Stunden ausgeben?

Die weiteren Teile dieser Blogpost-Serie zum Thema Outsourcing findest du hier:

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Über DJ Rewerb

Mein Name ist Thorsten. Unter meinem Künstlernamen DJ Rewerb schreibe ich über das DJing. Denn Auflegen ist viel mehr als Musik abzuspielen. Als DJ beschäftige ich mich mit Musik und Technik bis zu Marketing sowie der geschäftlichen Seite. Als virtueller DJ-Mentor will ich dir als DJ helfen.

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